Gouvernance
L’Office municipal d’habitation de Port-Cartier est administré par un conseil d’administration formé de sept membres représentent soit la municipalité (3), les locataires (2) et les groupes socio-économiques (2).
Le Code civil du Québec (C.c.Q.) clarifie la responsabilité de l’administrateur.
« L’administrateur est considéré comme mandataire de la personne morale. Il doit, dans l’exercice de ses fonctions respecter les obligations que la Loi, l’acte constitutif et les règlements lui imposent et agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés12 ».
Rôles et responsabilités du conseil d’administration13
- Prendre collectivement des décisions administratives en vue d’atteindre la mission et les objectifs visés par l’office;
- Démontrer une administration efficace;
- Assumer un leadership dynamique et participatif;
- S’assurer que les droits de la clientèle soient respectés;
- Être attentif aux besoins du milieu et aux attentes de la clientèle;
- Établir le plan annuel des activités du conseil;
- Planifier l’organisation et le développement de l’office d’habitation;
- Déterminer les priorités d’action;
- Évaluer les résultats;
- Adopter les budgets et en exercer le contrôle;
- Engager et superviser le directeur;
- Former des comités ad hoc;
- S’assurer que le code de déontologie des dirigeants et administrateurs d’un OH soit respecté, le cas échéant;
- Adopter, modifier ou abroger des règlements de régie interne;
- Adopter des politiques administratives.
Le rôle primordial de l’ensemble des administrateurs, soit le conseil d’administration, est de veiller à la viabilité de l’office d’habitation, à sa pérennité.
Le respect du droit, l’honnêteté, la loyauté, la prudence, la diligence, l’efficacité, l’assiduité et la recherche de l’équité sont des qualités recherchées chez l’administrateur. Un bon administrateur prend connaissance des documents qui lui sont fournis pour une réunion. Il les annote et il identifie les éléments sur lesquels il souhaite avoir un complément d’information. Il fait des liens entre les sujets discutés et les politiques adoptées par l’office. Il devient ainsi le gardien de la mission et des valeurs de son organisation. Enfin, le conseil d'administration a le devoir de définir, dans des politiques claires, l’encadrement que devra respecter le directeur.
Le conseil d’administration n’a qu’un seul employé : le directeur. Il lui délègue non seulement la responsabilité, mais aussi les pouvoirs nécessaires à la mise en œuvre de ses décisions.
Principales responsabilités du directeur
La principale responsabilité du directeur est de mettre en application les décisions du conseil d’administration, dans le respect des règles d’éthique et de déontologie. Le directeur est imputable au conseil d’administration. C’est-à-dire qu’il doit rendre compte des opérations globales et des résultats attendus, en regard des objectifs fixés par le conseil d’administration.
Le directeur gère les ressources de l’organisation placées sous sa responsabilité. Les employés n’ont donc pas à traiter directement avec un ou plusieurs administrateurs.
Rôles et responsabilités du directeur14
- Assumer, sous la responsabilité du conseil d’administration et conformément aux normes, aux politiques, aux règlements et aux directives de la SHQ, des fonctions de planification, d’organisation, de direction et de contrôle des activités relatives :
- au développement de logements sociaux ou abordables;
- à la sélection, à la location, à l’entretien de ces logements;
- à la gestion des ressources financières, humaines et matérielles. - S’assurer de la mise en place d’activités sociales et communautaires et du maintien des relations avec les organismes sociocommunautaires du milieu;
- S’assurer de l’exécution des résolutions et de l’application des décisions du conseil d’administration;
- Préparer les dossiers pour le conseil;
- Encadrer le personnel en adoptant un style de gestion propre à motiver le personnel :
- situer la prise de décision le plus près possible de l’action;
- faire participer les employés aux décisions qui les concernent;
- faire confiance;
- démontrer une attitude ouverte;
- s’informer des situations administratives et financières;
- témoigner régulièrement de la reconnaissance au personnel;
- appliquer le concept d’amélioration continue;
- faire sans cesse appel à la créativité et à l’initiative;
- proposer des formations.
En résumé, le directeur s’assure que l’organisation fonctionne adéquatement, c’est-à-dire que les ressources placées sous sa responsabilité respectent les politiques d’encadrement définies, que les décisions sont opérationnalisées et que l’office reste intègre.
Les qualités recherchées chez un directeur sont : visionnaire, leader, animateur, entrepreneur, communicateur d’informations, gestionnaire et passionné15.
12 Gouvernement du Québec, Code civil du Québec, 1996-1997, page 96, article 321.
13 Regroupement des offices d’habitation du Québec, Guide de l’administrateur; Les conseils d’administration des offices d’habitation, Québec, 2004, page 4, articles 1.1.4 et 1.1.5.
14 Regroupement des offices d’habitation du Québec, Guide de l’administrateur; Les conseils d’administration des offices d’habitation, Québec, 2004, page 9-10, articles 1.3 et 1.4.3.
Source : Code de déontologie des dirigeants et administrateurs d’un office d’habitation : guide d’interprétation et mise en œuvre à l’intention des dirigeants et administrateurs d’un office d’habitation.